Software de Compras en México

Si has administrado por mucho tiempo tu negocio, puede que hayas implementado algunos procesos manuales que funcionan bien. Sin embargo, que algo funcione bien no implica que no pueda hacerse mejor. Los software especializados para procesos de compras están destinados a mejorar sustancialmente tus procesos de negocio y aumentar su rendimiento. Veamos cómo. 

¿Qué es un software de compras?

Los software especializados para procesos de compras son una solución que ayuda a gestionar el aprovisionamiento, la producción y la distribución en el ciclo completo de compras. Para ello ofrece una visión global y particular de los gastos por persona y por departamento. 

Con este sistema para compras podrás controlar todas las tareas de la actividad comercial. Desde el momento del pedido, hasta los pagos, la facturación y el control del inventario.

Con el fin de realizar esta tarea, se centrará en tres módulos fundamentales:

• Aprovisionamiento
• Producción
• Distribución

Beneficios de implementar un software especializado para el proceso de compras

Tendrás mayor visibilidad y control de los gastos.

Con un sistema para compras puedes revisar punto por punto el rendimiento de todas las inversiones que has realizado. Además, puedes hacer un seguimiento al proceso de órdenes de compra , las transacciones, autorizaciones y cumplimientos. 

No lidiarás con pedidos duplicados

El principal problema de realizar las tareas de gestión de compras de forma manual es el fallo humano. Con un software especializado en el proceso de compra podrás revisar si hay órdenes de compra repetidas, para cancelarlas a tiempo. De esta forma, no incurrirá en gastos de dinero. Ni perderás tiempo en gestionar una devolución. 

Podrás realizar auditorías de compra.

La automatización que brinda los software de compras, te permiten tener una libertad para revisar y ordenar la información según tus criterios. Conseguirás, así, un control interno exhaustivo tanto de lo que ocurre dentro de la empresa, en el sector de inventario, como de lo que ocurre fuera, con los proveedores.

Ahorrarás costos

Los software especializados para procesos de compra te permiten tener toda la información centralizada en una sola plataforma. En el caso de que sea una basada en la nube, incluso puedes ingresar desde cualquier dispositivo al mismo. Por lo que no incurrirá en gastos extras de hardware o materiales para la impresión de facturas o recibos. 

Acceso ilimitado y multidispositivo

Con un software para gestión de compras, podrás acceder a la información desde cualquier dispositivo que tenga una conexión a internet estable. Esto colaborará con la comunicación entre los departamentos y la optimización de los procesos internos.

Funciones de un software de compras

El software de compras, debe tener las siguientes funciones para ser eficaz:

Pronóstico exacto de la demanda

Los sistemas para compras utilizan un análisis de los datos históricos de venta para realizar una proyección exacta de la demanda de los clientes en los procesos de adquisiciones.

Puedes completar estos resultados, agregando información que se encuentre en posesión de los equipos de gestión. 

Proyección de niveles de inventario

Tanto los excedentes como los faltantes son peligrosos y representan una amenaza de costo asociado extra. Se debe conseguir un nivel eficiente de determinado artículo en el inventario para que sea funcional a los procesos de la empresa. 

Y esa es una de las funciones de los software de compras. Este muestra el nivel de inventario basado en cálculos sobre el nivel actual, suministro entrante y demanda pronosticada. Así, no se incurrirá en un acopio de capital innecesario.

Planificación de pedidos

Con esta característica, el software de compras genera automáticamente un pedido perfecto basado en los estándares anteriores. Se asegura, con esta función, de mantener un nivel de inventario específico y de utilizar la inversión de inventario de la mejor manera. 

Pronóstico de nuevos productos

¿Tienes productos nuevos, o sustitutos de descontinuados, que no tienen un historial lo suficientemente amplio para generar proyecciones? No hay problema. Los sistemas para compras determinan coeficientes estacionales para obtener un pronóstico confiable para los artículos nuevos. 

Gestión de órdenes de compra

Administra la creación, mantenimiento y seguimiento de órdenes a lo largo de la cadena de suministro .

Procesamiento de facturas

Automatiza la creación, procesamiento y pago de facturas, asegurando la conformidad del plan de compras con los contratos establecidos.

Gestión de solicitudes

Permite crear, procesar y autorizar solicitudes de compra, aumentando la eficiencia en la adquisición de productos y servicios .

Gestión de gastos

Controla los gastos de compra para optimizar el presupuesto de compras y asegurar la correcta asignación de recursos financieros.

Gestión de proveedores

El software de compras mejora el rendimiento de los proveedores mediante una gestión efectiva de las relaciones, incluyendo la evaluación y seguimiento del desempeño.

Gestión de abastecimiento

Facilita la negociación con proveedores para obtener los mejores precios y condiciones, clave en la gestión de compras .

¿Cómo elegir un software de compras?

Hemos llegado al punto más importante, ¿cómo saber qué sistema para compras elegir?

Como veremos, el primer paso será averiguar dónde estás situado. ¡Empecemos!

1 | Analiza tus necesidades de acuerdo a las características de tu empresa

¿Necesitas movilidad? ¿Necesitas un programa fácil de usar? ¿Necesitas algo específico según tu rubro?

Antes de elegir tu software especializado para proceso de compras deberías analizar qué necesitas y qué objetivo deseas alcanzar con él. Esto te permitirá analizar si deseas un producto basado en la nube que te permita movilizarte, o algo local si no tienes esa necesidad, por ejemplo. 

2 | Revisa que el sistema para compras sea escalable

¿Tu empresa está en vías de expansión? Asegúrate de que tu software de compras sea adecuado para responder ante esa necesidad.

De lo contrario, te verás envuelto en gastos extras en comprar y adaptar un nuevo producto a tu empresa. 

3 | Averigua si su curva de aprendizaje es pronunciada

¿Cuentas con un equipo de TI que resuelve los problemas de instalación local o que te guía en el uso del software especializado para el proceso de compras? Si no es así, considere ciertamente encontrar un producto que tenga una interfaz sencilla y funciones intuitivas en su manejo. 

De no ser así, tendrás que dedicar mucho tiempo y dinero a la capacitación e implementación del producto. 

4 | Revisa que el sistema para compras se pueda integrar con herramientas de contabilidad

Al seleccionar un sistema para compras, es crucial considerar su capacidad de integración con herramientas de contabilidad . 

La integración efectiva con el software de gestión contable facilita una coherencia en los registros, lo que es vital para el seguimiento preciso del presupuesto de compras y la gestión de gastos . Permite, también, automatizar el flujo de datos financieros, reduciendo errores manuales y economizando tiempo.

¿Cuánto cuesta un software especializado para proceso de compras?

Los proveedores de sistemas para compras prefieren realizar un asesoramiento primero, para evaluar las necesidades de la empresa y ofrecer un presupuesto adecuado. Sin embargo, es esperable que los clientes quieran manejar un parámetro de precio con los cuales armar su planificación. 

Por ello preparamos un promedio. Se estima que los sistemas de compras tienen un precio mínimo de 20 dólares al mes en sus aviones más económicos. 

Tendencias en sistemas para compras

Las tendencias en software especializado para proceso de compras están evolucionando rápidamente para incorporar tecnologías avanzadas que mejoran la eficiencia y la toma de decisiones.

Destacan dos desarrollos principales:

Herramientas de inteligencia empresarial (BI)

Integradas en software de compras, estas herramientas utilizan inteligencia artificial (IA) para analizar gastos y ofrecer informes detallados sobre métricas clave como ahorros y tiempos de ciclo. Operando basado en la nube, permiten decisiones de compra en tiempo real y facilitan la creación de guiones gráficos interactivos, además de proporcionar recomendaciones inteligentes que guiarán el proceso de compra desde el abastecimiento hasta el pago.

Chatbots integrados para compras guiadas y solicitudes de autoservicio

Esta funcionalidad está siendo adoptada por los principales proveedores de software especializado para proceso de compras. Los chatbots mejoran la interacción usuario-sistema mediante interfaces conversacionales, gestionando tareas como la búsqueda de contratos y la verificación del estado de órdenes de compra.

Estos asistentes virtuales también facilitan el soporte en la gestión de proveedores y la resolución de consultas, mejorando el servicio y la autonomía del departamento de compras.