CRM para Universidades en México

La administración de estudiantes, programas académicos, solicitudes de admisión, y hasta la interacción con exalumnos, requiere de un enfoque organizado y ágil. Es aquí donde un CRM para universidades entra en acción, ofreciendo soluciones diseñadas para optimizar cada aspecto de la gestión institucional.

A continuación, exploraremos qué es un CRM para universidades, por qué es necesario, los desafíos actuales en la industria educativa y los beneficios que este tipo de software puede traer a tu institución.

¿Qué es un CRM para universidades?

Un CRM para universidades (Customer Relationship Management) es un sistema diseñado para gestionar y optimizar las relaciones con los estudiantes, futuros alumnos, egresados y otros actores clave. A diferencia de los CRM tradicionales utilizados en empresas, este software se adapta a las necesidades del sector educativo, integrando herramientas para:

• Gestionar el ciclo de vida del estudiante, desde la admisión hasta el seguimiento postgraduado.

• Centralizar datos de estudiantes, solicitudes y contactos.

• Automatizar procesos como la comunicación, recordatorios de plazos y matriculación.

En esencia, un CRM para universidades busca organiza la información, y también fortalecer la experiencia del estudiante y mejorar la eficiencia administrativa.

¿Por qué es necesario este software?

La necesidad de un CRM para universidades radica en los desafíos únicos que enfrentan estas instituciones. En un entorno donde la competencia por atraer estudiantes es feroz, contar con procesos organizados y datos precisos es importante. 

1. Incremento en la demanda de personalización.

2. Gestión de grandes volúmenes de datos, desde solicitudes hasta información académica, el software facilita el acceso y análisis de datos críticos.

3. Retención y lealtad de estudiantes, ya que ayuda a identificar áreas de mejora en la experiencia estudiantil y a mantener relaciones a largo plazo con los egresados.

Sin un sistema especializado, las universidades corren el riesgo de operar de manera desorganizada. 

Beneficios de implementar un CRM para universidades 

Implementar un sistema CRM en universidades ofrece beneficios medibles que transforman la gestión educativa y la experiencia estudiantil. Veamos: 

• Las instituciones que han adoptado estas herramientas han reportado incrementos significativos en las tasas de matriculación. La Universidad de Arizona logró un aumento del 7% en sus tasas de retención tras implementar un CRM que centralizó la gestión académica, el apoyo financiero y el asesoramiento en una sola plataforma.

• Además, la automatización de procesos administrativos reduce los tiempos de gestión hasta en un 30%, según un estudio de Zendesk, permitiendo a las universidades redirigir sus esfuerzos hacia estrategias más relevantes y personalizadas.

• Según un informe de Salesforce, las instituciones que utilizan CRM para universidades  han observado una mejora promedio del 10% en la retención de estudiantes durante los primeros dos años. Esto se debe a que estas herramientas permiten identificar y brindar apoyo temprano a los alumnos en riesgo, previniendo deserciones y fortaleciendo el vínculo con la institución

• En la Universidad de Wisconsin, el 80% de los alumnos reconocieron una mejora notable en la comunicación con sus profesores y asesores tras la implementación de un CRM educativo.

Guía paso a paso para elegir el mejor CRM para universidades

Si tienes una institución educativa y es tu primera vez explorando un CRM, no te preocupes, ¡estás en el lugar correcto! Elegir el software adecuado puede parecer complicado, pero con los pasos que te compartiremos, el proceso será mucho más claro y sencillo. Al final de esta guía, tendrás todo lo necesario para tomar una decisión informada y llevar la gestión de tu universidad al siguiente nivel. Y recuerda, si tienes dudas en cualquier momento, ¡puedes contactarnos por chat!

Paso 1: Define tus objetivos principales

Antes de buscar un CRM para universidades, pregúntate:

• ¿Qué quieres lograr con el sistema?

• ¿Deseas mejorar la gestión de admisiones?

• ¿Optimizar la comunicación con estudiantes y egresados?

• ¿Aumentar las tasas de retención?

Anota tus objetivos y priorízalos. Esto te ayudará a identificar qué características necesitas en el CRM.

Paso 2: Involucra a tu equipo

No tomes esta decisión solo. Involucra a los equipos de admisiones, marketing, soporte estudiantil y cualquier área que interactúe con los estudiantes. 

Ellos podrán compartir necesidades específicas y ayudarte a elegir un sistema que beneficie a todos.

Paso 3: Investiga opciones específicas para educación

No todos los CRM están diseñados para universidades. Busca sistemas que se especialicen en el sector educativo y que ofrezcan funcionalidades como:

• Gestión de solicitudes de admisión.

• Seguimiento del ciclo de vida del estudiante.

• Automatización de correos electrónicos y recordatorios.

• Reportes sobre retención y matriculación.

Puedes comenzar investigando proveedores como Salesforce Education Cloud o HubSpot CRM con módulos para educación.

Paso 4: Evalúa las características del CRM 

Haz una lista de lo que un CRM para universidades debe tener para cubrir las necesidades de tu universidad. Algunas características importantes son:

• Fácil de usar: Una interfaz intuitiva para que todos puedan aprovecharla.

• Automatización: Para agilizar procesos como la matriculación y los recordatorios.

• Análisis de datos: Para entender mejor el desempeño y las necesidades de los estudiantes.

• Personalización: Que el CRM se pueda adaptar a las particularidades de tu universidad.

Paso 5: Considera la escalabilidad y el soporte

¿Tu universidad planea crecer en los próximos años? Asegúrate de que el CRM pueda ajustarse al aumento de estudiantes y personal. Además, verifica que el proveedor ofrezca soporte técnico confiable en tu idioma y en horarios compatibles con tu operación.

Paso 6: Calcula el presupuesto

Determina cuánto estás dispuesto a invertir. Algunos CRM tienen versiones gratuitas con funcionalidades limitadas, mientras que otros ofrecen paquetes premium más completos. Evalúa el costo en función de los beneficios que obtendrás, como ahorro de tiempo y mejora en la retención de estudiantes.

Paso 7: Solicita una demo

Nunca compres un implementes un CRM para universidades sin probarlo primero. Pide una demo al proveedor para:

• Evaluar si cumple con tus expectativas.

• Ver qué tan fácil es de usar para tu equipo.

• Probar funciones específicas, como la gestión de solicitudes o los reportes.

Paso 8: Capacita a tu equipo

El éxito del CRM para universidades también depende de que todos sepan usarlo. Puedes comenzar organizando sesiones de capacitación para los usuarios. Lo importante es asegurarte de que comprendan cómo aprovechar al máximo sus funciones.

Paso 9: Contáctanos si necesitas ayuda

Elegir un CRM para universidades es una inversión estratégica que puede transformar la gestión de tu institución. Si tienes dudas en cualquier etapa del proceso, no dudes en contactarnos por chat. Estamos aquí para guiarte en cada paso y ayudarte a encontrar la mejor solución para tus necesidades. ¡Hablemos!