¿Qué es un sistema ERP? Guía completa para entenderlo fácil

Melanie Beucher

Empecemos por el principio. 

Sistema ERP ¿Qué es?

Un sistema ERP es un software que ayuda a gestionar los principales procesos de una empresa mediante aplicaciones o módulos interconectados que se alimentan de una base de datos unificada. 

Este software centraliza la información de áreas clave como finanzas, recursos humanos, producción y cadena de suministro. Su objetivo es asegurar que la información sea consistente y confiable en toda la organización, mejorando la eficiencia operativa y facilitando la toma de decisiones.

Significado de ERP

Las siglas ERP significan "Enterprise Resource Planning", o "Sistema de Planificación de Recursos Empresariales" en español. 

Generalmente, se utiliza la sigla en inglés (ERP) para referirse a este tipo de software.

Ventajas y desventajas del sistema ERP

Beneficios de implementar un sistema ERP

Pero, ¿Qué dicen las empresas que han implementado un sistema ERP? 

Las principales ventajas de un ERP son: 

• Centralización de información: Un sistema ERP integra áreas como finanzas, gestión de recursos humanos y cadena de suministro en una única base de datos . Esto permite acceder a datos en tiempo real, lo que facilita la toma de decisiones y mejora la colaboración entre equipos.

• Automatización de procesos: El ERP centraliza y automatiza tareas repetitivas, reduciendo los costos operativos hasta en un 23% y disminuyendo los costos administrativos hasta en un 22%. Esto permite que el equipo se concentre en actividades estratégicas y minimice los errores humanos.

• Control y precisión en el inventario : La precisión del inventario puede aumentar hasta un 97% con el ERP, reduciendo los costos de mantenimiento de inventario en un 10% y mejorando la disponibilidad de materiales, evitando excesos y escasez.

• Optimización de la gestión de proyectos : Los sistemas ERP cuentan con herramientas integradas que facilitan la gestión de proyectos , permitiendo supervisar desde la planificación hasta la ejecución de cada etapa. Esto resulta en una mejor eficiencia y control del proyecto.

• Reducción de tiempos y mejora en entregas: Con un ERP, los plazos de producción se reducen hasta en un 23%, mejorando la entrega a tiempo en un 24% y aumentando la satisfacción del cliente.

• Mejora en la relación con el cliente : El 54% de las empresas reportan una mejora en el servicio al cliente tras la implementación de un ERP, lo que fortalece la confianza y relación con los usuarios.

• Reducción de costes de TI : La implementación de un ERP permite reducir los costes de TI hasta en un 35%, optimizando los recursos tecnológicos de la empresa.

• Visión integral de las operaciones : Un software ERP proporciona una visión completa de las operaciones diarias , adaptándose a las necesidades específicas de cada empresa. Esto facilita la planificación y ayuda a identificar áreas de mejora de manera continua.

Desafíos del sistema ERP

Implementar un sistema ERP puede transformar una empresa, pero también presenta importantes desafíos que es esencial considerar para asegurar su éxito. Aquí te presento los principales:

• Interrupciones operativas: El 61% de las empresas experimentan algún tipo de afectación en sus procesos mientras integran su ERP. Esto suele ocurrir debido a la adaptación inicial de los empleados al nuevo sistema y la transición de datos desde plataformas antiguas.

• Cumplimiento de plazos y presupuesto: Un reto frecuente es la desviación en los tiempos y costos estimados. Aproximadamente el 28% de los proyectos de ERP se prolongan más de lo previsto y hasta el 74,1% supera el presupuesto. Esto puede deberse a la falta de planificación detallada y a la subestimación de los recursos necesarios.

• Gestión de datos: La migración y limpieza de datos es otro desafío importante. Más de la mitad de las empresas señalan los problemas de datos como uno de los mayores obstáculos en la implementación. 

• Adaptación al cambio: Las soluciones ERP requieren de un cambio significativo en el funcionamiento de la empresa para aprovechar al máximo sus beneficios.

• Comunicación entre partes: La implementación requiere una coordinación cercana entre el proveedor del sistema ERP y la empresa. La falta de comunicación puede llevar a que el sistema no se adapte a las necesidades específicas de la empresa.

Características del ERP

Un sistema ERP es una herramienta versátil y poderosa que reúne características clave para mejorar la gestión y eficiencia de una empresa.

Repasemos las características del ERP que no pueden faltar en este software:

Es integrado

El ERP conecta todas las áreas de la empresa en una única base de datos centralizada, lo que permite un flujo de información continuo y consistente. Esto significa que cada dato introducido en el sistema está inmediatamente disponible para todos los departamentos, lo cual facilita la toma de decisiones y mejora los procesos en toda la organización. 

Además, la integración se extiende a clientes y proveedores, creando un ecosistema de comunicación eficiente.

Es modular

Un software ERP está compuesto por diferentes módulos, como finanzas, gestión de recursos humanos, ventas, inventario y producción, entre otros. Cada módulo puede activarse o desactivarse según las necesidades específicas de la empresa. 

Esta modularidad permite adaptar el sistema a los requerimientos de cada organización, optimizando costos y facilitando su implementación gradual.

Es automatizable

Los sistemas de planificación de recursos empresariales están diseñados para automatizar tareas repetitivas, lo cual reduce significativamente el margen de error y libera tiempo para que el personal se enfoque en actividades estratégicas. 

La automatización de procesos también mejora la eficiencia operativa al reducir los tiempos de procesamiento y eliminar la duplicación de tareas.

Es adaptable

Un sistema ERP es altamente configurable. Esto significa que puede parametrizarse para ajustarse a la estructura y políticas de cada empresa, sin importar el sector. 

Los ERP más avanzados permiten realizar ajustes mediante herramientas de programación que facilitan la personalización, lo cual resulta ideal para empresas con requisitos únicos.

Tiene acceso en tiempo real 

La capacidad de consultar información actualizada al momento es uno de los mayores beneficios de un ERP. 

Los datos en tiempo real permiten que la empresa detecte problemas y oportunidades rápidamente, lo cual es vital para la gestión de proyectos y el seguimiento de las operaciones diarias .

Su infraestructura es flexible 

Los sistemas ERP pueden implementarse en distintos entornos tecnológicos, ya sea en servidores locales o en la nube. 

Su Interfaz es intuitiva

Un buen software ERP cuenta con una interfaz intuitiva que permite a los usuarios interactuar con el sistema de manera fácil y rápida. 

Esto facilita la adopción por parte del equipo y reduce los tiempos de capacitación, mejorando la eficiencia en la gestión del sistema.

¿Cómo funciona un ERP?

Un sistema ERP funciona mediante una estructura organizada en capas, donde cada componente cumple una función específica y se integra con el resto.

Según la Asociación Española de Contabilidad y Administración de Empresas (AECA) así se organiza esta estructura:

Capa de Infraestructura de Hardware y Comunicaciones

La base de un software ERP comienza con los servidores y sistemas de comunicación que soportan el funcionamiento del software. 

Estos servidores pueden estar en las instalaciones de la empresa o en la nube (en un ERP en la nube).

La infraestructura se ajusta a los requisitos del ERP, incluyendo características de seguridad, tolerancia a fallos y redundancia para asegurar que los datos y procesos estén protegidos y siempre accesibles.

Capa de Infraestructura de Software

Esta capa incluye el sistema operativo y otros programas que permiten que el ERP funcione en el hardware seleccionado. 

Dependiendo del sistema ERP, puede utilizar sistemas como Windows, Linux o Unix.

En los sistemas modernos, el software del ERP puede dividirse entre el servidor y los clientes (usuarios), permitiendo que los usuarios accedan al ERP desde dispositivos ligeros como navegadores web o aplicaciones móviles.

Gestor de Base de Datos 

El ERP cuenta con una base de datos centralizada que almacena todos los datos de la empresa en un solo lugar. 

Esta base de datos es el corazón del software ERP, ya que permite que todos los módulos se alimenten de información común y actualizada en tiempo real. 

Gracias a esta centralización, los datos introducidos en un área están inmediatamente disponibles para el resto de la organización, lo que facilita la toma de decisiones y la planificación de recursos empresariales .

Aplicación del ERP (Núcleo del Sistema)

Esta es la capa donde reside la funcionalidad principal del sistema ERP. Aquí se encuentran los módulos específicos que reflejan los distintos procesos empresariales de la empresa, como gestión de recursos humanos , finanzas, ventas, inventario y gestión de proyectos. 

Cada módulo se comunica con los demás y utiliza la misma base de datos, lo que asegura que todos los procesos estén alineados y que la información sea coherente en toda la empresa. 

Interfaz de Usuario

La interfaz es el punto de contacto entre el usuario y el sistema ERP. 

A través de una interfaz intuitiva, los usuarios de diferentes áreas pueden acceder a los módulos que les corresponden. 

Los software ERP modernos ofrecen interfaces flexibles, como clientes ligeros (navegadores web) o aplicaciones móviles, lo que permite un acceso más amplio y facilitar el trabajo remoto. Esto hace que el ERP sea fácil de usar, ya que cada usuario interactúa solo con las funciones relevantes para su rol.

En resumen, el funcionamiento del sistema ERP se basa en esta estructura de capas que se integran para proporcionar una gestión completa y centralizada de los procesos de la empresa. 

Módulos comunes de un sistema ERP

Como adelantamos, en el núcleo de un sistema ERP se compone de varios módulos que permiten gestionar los procesos empresariales de forma integral. 

Cada módulo se enfoca en un área específica de la empresa, proporcionando herramientas para optimizar sus operaciones. 

Aquí te explico los módulos más comunes en un ERP y cómo contribuyen a la planificación de recursos empresariales.

Gestión Financiera

Este módulo es esencial para cualquier sistema ERP. Ayuda a gestionar la contabilidad, tesorería, cuentas a pagar ya cobrar, y el libro mayor. 

La automatización financiera permite generar informes detallados, balances y análisis de flujo de efectivo en tiempo real, lo cual mejora la visibilidad financiera y facilita la toma de decisiones estratégicas.

Compras

El módulo de compras optimiza el proceso de adquisición de productos y servicios. Desde la solicitud de propuestas hasta la emisión de órdenes de compra, este módulo automatiza y facilita la interacción con proveedores. 

Además, permite realizar un seguimiento del inventario y ajustar las compras según las necesidades específicas de la empresa, evitando sobrecostos y mejorando la relación con los proveedores.

Gestión de la Cadena de Suministro (SCM)

Este módulo del sistema ERP controla el flujo de productos desde los proveedores hasta los clientes finales. Ayuda a optimizar el inventario y la logística, asegurando que el stock esté disponible en el momento adecuado.

 La automatización de procesos en la cadena de suministro minimiza errores y costos, y mejora la capacidad de respuesta ante cambios en la demanda.

Fabricación

Para empresas de producción, el módulo de fabricación permite gestionar cada etapa del proceso productivo, asegurando que los recursos necesarios estén disponibles y que se mantengan los costos bajo control. 

Este módulo permite planificar la producción, supervisar el inventario de materias primas y realizar ajustes en función de la demanda, mejorando la eficiencia en la gestión de proyectos de fabricación.

Gestión de Proyectos

Este módulo de un sistema ERP es ideal para empresas que operan por proyectos. Permite gestionar el presupuesto, los recursos y las fases del proyecto de manera estructurada. 

Con herramientas de visualización y control, facilita el seguimiento del progreso y el cumplimiento de plazos, lo que ayuda a evitar desvíos en costos y tiempos, maximizando el rendimiento de cada proyecto.

Recursos Humanos

El módulo de gestión de recursos humanos centraliza toda la información de los empleados, desde los registros personales hasta la gestión de nómina, asistencia y evaluación del desempeño. 

Automatiza tareas de contratación, programación y compensaciones, lo cual permite a la empresa manejar de forma eficiente todos los aspectos relacionados con su personal, optimizando la gestión del capital humano.

Gestión de Relaciones con el Cliente (CRM)

Este módulo permite administrar el ciclo de vida de las relaciones con los clientes. Almacena toda la información sobre clientes y contactos, desde el historial de compras hasta las interacciones previas. 

El CRM facilita el seguimiento de oportunidades de ventas, mejora la satisfacción del cliente y ayuda a desarrollar estrategias de venta cruzada y fidelización.

Gestión de Inventarios

Este módulo es fundamental para asegurar que los niveles de inventario sean óptimos. Controla el stock en tiempo real, automatiza el reabastecimiento y permite realizar un seguimiento preciso de la rotación de inventarios. 

Esto ayuda a minimizar tanto el exceso de stock como la falta de productos, optimizando los recursos.

Gestión de Riesgos y Cumplimiento

Este módulo protege a la empresa frente a riesgos financieros y asegura el cumplimiento de normativas. Utiliza herramientas de inteligencia artificial para realizar auditorías y detectar posibles fugas de efectivo o infracciones. Además, ayuda a cumplir con normativas específicas, como la Sarbanes-Oxley, y a mantener la continuidad del negocio.

Tipos de ERP

Los sistemas ERP se pueden categorizan en cinco tipos: 

• Según el alojamiento. 

• Según el tipo de código. 

• Según la especificidad

• Según el tamaño de la empresa (Tier)

• Según el diseño

1 | Sistemas ERP según el alojamiento

ERP en la Nube 

Se aloja en servidores externos y es accesible desde cualquier lugar con conexión a Internet. Es ideal para empresas que buscan flexibilidad y bajo costo de infraestructura.

ERP Local (On-premise) 

Instalado en los servidores internos de la empresa, estos sistemas ERP ofrecen mayor control sobre los datos, aunque requieren una inversión inicial alta en infraestructura.

ERP Híbrido 

Este tipo de ERP combina el formato en la nube y el local, permitiendo que algunas funciones críticas se mantengan internas mientras que otras están en la nube, brindando equilibrio entre control y accesibilidad.

2 | Sistemas ERP según el tipo de código 

Código Abierto 

Ofrece acceso al código fuente, lo que permite personalizaciones profundas según las necesidades de la empresa.

Código Privado 

Este sistema ERP no permite modificar el código; es una solución estandarizada y confiable, ideal para empresas que no requieren personalización avanzada.

3 | Sistemas ERP según la especificidad

Software ERP Horizontal 

Diseñado para funciones generales aplicables a múltiples industrias, adaptable a varias áreas de negocio.

Software ERP Vertical 

Desarrollado específicamente para sectores particulares, con funcionalidades que reflejan los procesos únicos de cada industria.

4 | Sistemas ERP según el tamaño de la empresa (Tier)

Nivel 1 

Para grandes corporaciones con estructuras complejas y múltiples ubicaciones.

Nivel 2 

Enfocado en empresas medianas que necesitan un equilibrio entre funcionalidad y costo.

Nivel 3 

Para pequeñas empresas y autónomos, más accesible y fácil de implementar.

5 | Sistemas ERP según el diseño

ERP Estándar

El sistema ERP estándar ofrece módulos preconfigurados para funciones comunes y es más rápido de implementar.

ERP a Medida 

Construido desde cero para satisfacer las necesidades específicas de una empresa, ideal para procesos complejos o únicos.

Estos tipos de ERP permiten elegir el sistema que mejor se alinee con las necesidades y la estructura de cada organización.

Integraciones del ERP

Una integración de ERP es el proceso mediante el cual se conecta un sistema ERP con otros sistemas y aplicaciones dentro de una empresa. 

La finalidad es que el ERP pueda intercambiar y sincronizar datos con estos sistemas, eliminando la duplicación de información y asegurando que todos los datos estén actualizados en tiempo real.

• Integración mediante API (Interfaz de Programación de Aplicaciones) : Las API permiten que el sistema ERP se comunique de manera directa con otros sistemas. Esta integración es flexible y personalizable, ideal para conectar el ERP con software específico.

• Conectores Preconfigurados: Muchos software ERP incluyen conectores preconfigurados para aplicaciones comunes. Estos conectores facilitan la integración sin necesidad de desarrollo adicional, lo que los hace una opción práctica para empresas que buscan rapidez en la implementación.

• Plataformas de Integración como Servicio (iPaaS): Estas plataformas ofrecen una infraestructura para conectar múltiples aplicaciones y sistemas en un entorno centralizado. Son útiles para empresas con muchas aplicaciones que requieren comunicación constante y sincronización de datos. 

Sistemas ERP: Ejemplos

Aquí te mostramos algunos ejemplos de sistemas ERP que muestran cómo estos software se adaptan a diferentes necesidades empresariales:

SAP Business One

Este sistema ERP está pensado para pequeñas y medianas empresas que buscan un sistema integrado para gestionar sus operaciones comerciales, desde contabilidad y finanzas hasta ventas y compras. Ofrece un alto nivel de personalización, lo que lo hace ideal para empresas en crecimiento que necesitan un sistema adaptable y escalable.

Oracle NetSuite

Este ERP en la nube está dirigido a empresas medianas y grandes con operaciones en múltiples ubicaciones. Incluye módulos para finanzas, CRM, comercio electrónico y gestión de inventario. Es ideal para empresas que buscan centralizar sus operaciones en una plataforma accesible desde cualquier lugar, especialmente si operan a nivel internacional.

Microsoft Dynamics 365

Diseñado para empresas medianas y grandes, Dynamics 365 es un sistema ERP modular que permite gestionar ventas, servicio al cliente, operaciones y más. 

Es especialmente útil para aquellas organizaciones que ya usan herramientas de Microsoft, ya que permite una integración fluida, facilitando la automatización de procesos y la centralización de los datos.

Odoo

Este es un ERP de código abierto orientado a pequeñas y medianas empresas. Odoo ofrece módulos para finanzas, inventario y gestión de recursos humanos , entre otros, permitiendo una personalización profunda que se adapta a las necesidades específicas de cada negocio.

Infor CloudSuite

Este ERP se enfoca en empresas grandes de sectores específicos, como fabricación, salud y logística. Ofrece herramientas avanzadas para la gestión de la cadena de suministro , planificación de la producción y mantenimiento, siendo una excelente opción para empresas que necesitan soluciones sectoriales y de gran alcance.

Historia del ERP 

Origen del ERP

La historia del sistema ERP comienza en la década de 1960 con el desarrollo de la planificación de requisitos de materiales (MRP). Este avance, impulsado por Joseph Orlicky, introdujo el concepto de organizar y prever las necesidades de materiales en la producción, permitiendo a las empresas gestionar mejor sus inventarios y reducir costos.

A medida que avanzaba la tecnología, el MRP evolucionó en la década de 1970 para incluir más funciones de back-office , como contabilidad y recursos humanos. Durante estos años, empresas como SAP y Baan comenzaron a desarrollar sistemas modulares capaces de unificar datos en una base de datos centralizada. 

Este fue el primer paso hacia el sistema ERP, ya que permitió que diferentes departamentos compartieran información y optimizaran los procesos empresariales.

Fue en los años 90 cuando el término “Enterprise Resource Planning” o ERP fue acuñado por la firma de investigación Gartner, definiendo esta categoría de software como una solución integral para la planificación de recursos empresariales. 

En esta etapa, los sistemas ERP se ejecutaban en una estructura cliente-servidor, lo que aumentaba su accesibilidad y eficiencia en comparación con los primeros sistemas de mainframe.

Con la llegada del siglo XXI, el ERP en la nube revolucionó el sector. Este avance permitió a las empresas acceder a sus sistemas desde cualquier ubicación y facilitar una integración fluida con clientes y proveedores. 

Tendencias de ERP

Pero, hoy, los sistemas ERP continúan evolucionando. Para los próximos años, los actores de la industria esperan las siguientes tendencias:

Adopción del ERP en la nube

Se espera que el mercado global de ERP en la nube crezca de 64.700 millones de dólares en 2022 a 130 mil millones de dólares en 2027. 

Esta tendencia responde a la necesidad de accesibilidad, escalabilidad y flexibilidad, ofreciendo una las empresas una vía rápida para la transformación digital .

Hiperautomatización 

SAP proyecta que la hiperautomatización mediante IA, machine learning y RPA permitirá a las empresas reducir sus costos hasta en un 30% en los próximos tres años. 

Integración con IA e IoT 

La inteligencia artificial y el Internet de las Cosas (IoT) están siendo integrados en los sistemas ERP, mejorando la automatización y el análisis predictivo. 

Los datos de IoT permiten a las empresas realizar un seguimiento preciso de activos e inventarios, mientras que la IA optimiza la toma de decisiones en tiempo real, mejorando la precisión en un 42%, según SAP.

ERP móvil y experiencias multicanal

El ERP móvil ha evolucionado hacia experiencias que permiten a los usuarios trabajar desde múltiples dispositivos de manera continua. 

Esta flexibilidad en los sistemas ERP es vital para los empleados en movilidad, facilitando el acceso a la información y la gestión de proyectos desde cualquier lugar.

Personalización avanzada

Las capacidades de personalización están incrementándose, permitiendo a los usuarios adaptar el sistema ERP a sus necesidades específicas y mejorar su productividad con herramientas sin código. 

Esto no solo permite ajustes específicos, sino que reduce la dependencia de los desarrolladores y acelera la implementación de cambios.

Enfoque en la sostenibilidad

Según SAP, la sostenibilidad se ha convertido en una prioridad, y los sistemas ERPs ahora incorporan funcionalidades para rastrear y reducir la huella de carbono. Las empresas podrán optimizar sus cadenas de suministro y operaciones en función de objetivos ambientales, como la neutralidad en carbono .

ERP de dos niveles 

Esta estrategia, que combina un ERP centralizado para la empresa matriz y uno más flexible para filiales, se está expandiendo en grandes corporaciones. 

Este enfoque ahorra costos y permite a las subsidiarias operar de manera ágil mientras mantienen alineación con la empresa matriz.

Conclusión ERP

En conclusión, el sistema ERP es una herramienta poderosa que, bien implementada, puede transformar la operativa y eficiencia de cualquier empresa. Sin embargo, elegir el ERP adecuado requiere un análisis cuidadoso y una alineación con las necesidades específicas de tu negocio.

Si buscas asesoría personalizada para identificar los mejores ERP, nuestro equipo de expertos en ComparaSoftware está aquí para ayudarte. 

Solicita una consulta gratuita y descubre cómo podemos guiarte en cada paso de este proceso transformador.