¿Qué es un sistema ERP? Guía completa para entenderlo fácil

Melanie Beucher

Muy bien, empecemos con los conceptos básicos.

Sistema ERP: qué es y para qué sirve

Un ERP (Enterprise Resource Planning) o sistema de planificación de recursos empresariales es un software diseñado para centralizar y automatizar la gestión de los procesos empresariales. 

Su principal función es integrar en una sola plataforma diversas áreas como finanzas, inventario, recursos humanos, producción y gestión de la cadena de suministro.

La implementación de un sistema ERP permite a las empresas mejorar su eficiencia, reducir costos operativos y obtener datos en tiempo real para una mejor toma de decisiones. Además, evita la duplicidad de datos y mejora la coordinación interdepartamental.

En la actualidad, los sistemas ERP han evolucionado hasta convertirse en herramientas imprescindibles para todos los tipos de empresas, desde startups hasta grandes corporaciones multinacionales.

Ventajas y desventajas del sistema ERP

Pero, ¿Qué dicen las empresas que han implementado un sistema ERP?

Desde su invención, los sistemas ERP han generado numerosos beneficios para las empresas, tales como:

• Centralización de información: Un sistema ERP integra áreas como finanzas, gestión de recursos humanos y cadena de suministro en una única base de datos. Esto permite acceder a datos en tiempo real, lo que facilita la toma de decisiones y mejora la colaboración entre equipos.

• Automatización y optimización de procesos: El ERP centraliza y automatiza tareas repetitivas, reduciendo los costos operativos hasta en un 23% y disminuyendo los costos administrativos hasta en un 22%. Esto permite que el equipo se concentre en actividades estratégicas y minimice los errores humanos.

• Mejor control financiero: La implementación de un ERP permite reducir los costes de TI hasta en un 35%, optimizando los recursos tecnológicos de la empresa.

• Control y precisión en el inventario: La precisión del inventario puede aumentar hasta un 97% con el ERP, reduciendo los costos de mantenimiento de inventario en un 10% y mejorando la disponibilidad de materiales, evitando excesos y escasez.

• Reducción de tiempos y mejora en entregas: Con un ERP, los plazos de producción se reducen hasta en un 23%, mejorando la entrega a tiempo en un 24% y aumentando la satisfacción del cliente.

• Mejora en la relación con el cliente: El 54% de las empresas reportan una mejora en el servicio al cliente tras la implementación de un ERP, lo que fortalece la confianza y relación con los usuarios.

• Mayor colaboración interna: Unifica la información entre departamentos, mejorando la comunicación y la eficiencia organizativa.

Sin embargo, la adopción de estos sistemas de gestión también presenta ciertos retos, como:

• Inversión inicial elevada: Especialmente en ERP on-premise, que requieren hardware y software específicos.

• Interrupciones operativas: El 61% de las empresas experimentan algún tipo de afectación en sus procesos mientras integran su ERP. Esto suele ocurrir debido a la adaptación inicial de los empleados al nuevo sistema y la transición de datos desde plataformas antiguas.

• Tiempo de implementación prolongado: Su adaptación depende del tamaño de la empresa, de la complejidad del negocio y de la capacitación del equipo.

• Cumplimiento de plazos y presupuesto: Un reto frecuente es la desviación en los tiempos y costos estimados. Aproximadamente el 28% de los proyectos de ERP se prolongan más de lo previsto y hasta el 74,1% supera el presupuesto. Esto puede deberse a la falta de planificación detallada y a la subestimación de los recursos necesarios.

• Comunicación entre partes: La implementación requiere una coordinación cercana entre el proveedor del sistema ERP y la empresa. La falta de comunicación puede llevar a que el sistema no se adapte a las necesidades específicas de la empresa.

• Resistencia al cambio: Puede generar dificultades en su adopción por parte de los empleados.

ERP: características principales

Una solución ERP es una herramienta versátil y poderosa que reúne características clave para mejorar la gestión y eficiencia de una empresa.

Repasemos las características del ERP que no pueden faltar en este software:

Integración total

El ERP conecta todas las áreas de la empresa en una única base de datos centralizada, lo que permite un flujo de información continuo y consistente. 

Esto significa que cada dato introducido en el sistema está inmediatamente disponible para todos los departamentos, incluso para clientes y proveedores, creando un ecosistema de comunicación eficiente.

Modularidad

Un software ERP está compuesto por diferentes módulos, como finanzas, gestión de recursos humanos, ventas, inventario y producción, entre otros. Cada módulo puede activarse o desactivarse según las necesidades específicas de la empresa. 

Automatización de procesos

Los sistemas de planificación de recursos empresariales están diseñados para automatizar tareas repetitivas, lo cual reduce significativamente el margen de error y libera tiempo para que el personal se enfoque en actividades estratégicas. 

Acceso en tiempo real

La capacidad de consultar información actualizada al mo

mento es uno de los mayores beneficios de un ERP, ya que facilita la toma de decisiones con datos actualizados y precisos.

Escalabilidad

Se adapta al crecimiento y al tamaño de la empresa, permitiendo agregar funcionalidades según la evolución del negocio.

Flexibilidad

Existen versiones ERP a medida o ERP vertical, diseñadas para sectores empresariales específicos.

Seguridad de datos

Al ser un sistema centralizado, garantiza la protección de la información mediante encriptación y controles de acceso.

Es adaptable

Un sistema ERP es altamente configurable. Esto significa que puede parametrizarse para ajustarse a la estructura y políticas de cada empresa, sin importar el sector. 

Diferencia entre ERP, CRM y SCM

A pesar de que pueden parecer similares, estos sistemas tienen propósitos distintos y están diseñados para abordar necesidades empresariales específicas. 

En primer lugar, el ERP centraliza todos los procesos internos de la empresa, siendo una solución integral de gran escalabilidad, como ya hemos visto.

En cambio, el CRM (Customer Relationship Manager) y SCM (Gestión de la Cadena de Suministro) son más específicos, pudiendo estar integrados al sistema ERP en forma de módulos. Como lo indican sus siglas, un CRM gestiona las relaciones con los clientes, mientras que el SCM optimiza la gestión de la cadena de suministro, controlando la logística y los proveedores.

Cada herramienta es complementaria y, en muchos casos, pueden integrarse para mejorar la gestión empresarial de manera más eficiente.

Módulos ERP básicos

Como explicamos en la sección de características, los módulos ERP permiten a las empresas personalizar el software según sus necesidades. Generalmente, una solución estándar incluye los siguientes módulos:

• Finanzas y contabilidad: La automatización financiera permite generar informes detallados, balances y análisis de flujo de efectivo en tiempo real, garantizando la transparencia financiera.

• Compras: El módulo de compras 

• optimiza y automatiza el proceso de adquisición de productos y servicios. Además, permite realizar un seguimiento del inventario y ajustar las compras según las necesidades específicas de la empresa, evitando sobrecostos.

• Gestión de la Cadena de Suministro (SCM): Este módulo del sistema ERP controla el flujo de productos desde los proveedores hasta los clientes finales. Ayuda a optimizar el inventario y la logística, asegurando que el stock esté disponible en el momento adecuado.

• Gestión de inventarios: Mejora el control de stock y optimiza el almacenamiento, reduciendo costos innecesarios.

• Fabricación: Este módulo permite planificar la producción, supervisar el inventario de materias primas y realizar ajustes en función de la demanda, mejorando la eficiencia en la gestión de proyectos de fabricación.

• Recursos humanos: Centraliza toda la información de los empleados, desde los registros personales hasta la gestión de nómina, asistencia y evaluación del desempeño.

• Ventas y CRM: Administra clientes, optimiza estrategias de fidelización y mejora las oportunidades de venta. Almacena toda la información sobre clientes y contactos, desde el historial de compras hasta las interacciones previas.

• Gestión de proyectos: Con herramientas de visualización y control, facilita el seguimiento del progreso y el cumplimiento de plazos, lo que ayuda a evitar desvíos en costos y tiempos, maximizando el rendimiento de cada proyecto.

Tipos de ERP en el mercado

Los sistemas ERP se pueden clasificar en cinco categorías principales según su modelo de implementación y alcance funcional:

1. ERP según el alojamiento

• ERP en la nube: Se aloja en servidores externos y es accesible desde cualquier ubicación con conexión a internet. Este modelo reduce costos de infraestructura, facilita las actualizaciones automáticas y permite un acceso más flexible.

• ERP on-premise: Se instala en los servidores locales de la empresa, proporcionando un mayor control sobre los datos, aunque con costos más elevados de mantenimiento y actualización.

• ERP híbrido: Combina características de los modelos en la nube y on-premise, brindando flexibilidad y seguridad, ya que ciertas funciones pueden estar alojadas localmente y otras en la nube.

2. ERP según el tipo de código

• ERP de código abierto: Permite a las empresas personalizar y modificar el software según sus necesidades específicas, brindando flexibilidad y reducción de costos en licencias.

• ERP propietario: Desarrollado por proveedores específicos con acceso restringido al código fuente. Ofrece estabilidad, soporte técnico especializado y actualizaciones periódicas.

3. ERP según la especificidad

• ERP vertical: Diseñado específicamente para sectores industriales concretos como manufactura, salud o retail, con funciones especializadas y adaptado a las necesidades del sector.

• ERP horizontal: Ofrece soluciones generales aplicables a cualquier tipo de empresa, sin importar su sector, con funcionalidades estandarizadas.

4. ERP según el tamaño de la empresa (Tier)

• ERP Tier 1: Dirigido a grandes corporaciones con múltiples ubicaciones y operaciones complejas. 

• ERP Tier 2: Diseñado para empresas medianas que necesitan una solución flexible con capacidad de expansión.

• ERP Tier 3: Enfocado en pequeñas empresas y startups con funcionalidades básicas y fácil implementación.

5. ERP según el diseño

• ERP estándar: Ofrece módulos preconfigurados para funciones comunes y es más rápido de implementar.

• ERP a medida: Construido desde cero para satisfacer las necesidades específicas de una empresa, ideal para procesos complejos o únicos.

Sistemas ERP: ejemplos

Así como existen numerosos tipos de sistemas ERP, los ejemplos también varían y la lista es bastante extensa. Tanto por su gran diversidad de funciones como por su diseño y necesidades, quienes diseñan estos sistemas pueden ser desde grandes empresas globales hasta proveedores regionales o locales.

Los mejores ERP casi siempre destacan por contar con una sólida experiencia en el sector en que se especializan, además de ser reseñados positivamente por sus clientes y brindar asesoramiento en todo momento. 

Aquí te mostramos algunos ejemplos de ERP que muestran cómo estos software se comportan y adaptan a las necesidades de cada negocio:

• SAP Business One: Ideal para pequeñas y medianas empresas que buscan un sistema integrado para gestionar contabilidad, finanzas, ventas y compras, con un alto nivel de personalización y escalabilidad.

• Oracle NetSuite: Un ERP en la nube dirigido a empresas medianas y grandes con múltiples ubicaciones, ofreciendo módulos para finanzas, CRM, comercio electrónico y gestión de inventario.

• Microsoft Dynamics 365: Sistema modular que permite gestionar ventas, servicio al cliente y operaciones, con una integración fluida con otras herramientas de Microsoft.

• Odoo: ERP de código abierto orientado a pequeñas y medianas empresas, con módulos para finanzas, inventario y recursos humanos, permitiendo una personalización profunda.

• Infor CloudSuite: Enfocado en empresas grandes de sectores específicos como fabricación, salud y logística, proporcionando herramientas avanzadas para la gestión de la cadena de suministro, planificación de la producción y mantenimiento. 

Cómo funciona un ERP

Un sistema ERP funciona mediante una estructura organizada en capas, donde cada componente cumple una función específica y se integra con el resto.

Según la Asociación Española de Contabilidad y Administración de Empresas (AECA) así se organiza esta estructura:

Capa de Infraestructura de Hardware y Comunicaciones

La base de un software ERP comienza con los servidores y sistemas de comunicación que soportan el funcionamiento del software. 

La infraestructura se ajusta a los requisitos del ERP, incluyendo características de seguridad, tolerancia a fallos y redundancia, para asegurar que los datos y procesos estén protegidos y siempre accesibles.

Capa de Infraestructura de Software

Dependiendo del sistema ERP, puede utilizar sistemas como Windows, Linux o Unix. En los sistemas modernos, el software del ERP puede dividirse entre el servidor y los clientes (usuarios), permitiendo que los usuarios accedan al ERP desde dispositivos ligeros como navegadores webs o aplicaciones móviles.

Gestor de Base de Datos 

El ERP cuenta con una base de datos centralizada que almacena todos los datos de la empresa en un solo lugar. Esta base de datos es el corazón del software ERP, ya que permite que todos los módulos se alimenten de información común y actualizada en tiempo real. 

Aplicación del ERP (Núcleo del Sistema)

Esta es la capa donde reside la funcionalidad principal del sistema ERP. Aquí se encuentran los módulos específicos que reflejan los distintos procesos empresariales de la empresa, como gestión de recursos humanos, finanzas, ventas, inventario y gestión de proyectos. 

Cada módulo se comunica con los demás y utiliza la misma base de datos, lo que asegura que todos los procesos estén alineados y que la información sea coherente.

Interfaz de Usuario

A través de una interfaz intuitiva, los usuarios de diferentes áreas pueden acceder a los módulos que les corresponden. Los software ERP modernos ofrecen interfaces flexibles, como clientes ligeros (navegadores webs) o aplicaciones móviles, lo que permite un acceso más amplio y facilitar el trabajo remoto.

Breve historia del ERP

La historia de los ERP comienza en la década de 1960 con el desarrollo del sistema MRP, también conocido como Planificación de Requisitos de Materiales. Este avance, impulsado por Joseph Orlicky, introdujo el concepto de organizar y prever las necesidades de materiales en la producción, permitiendo a las empresas gestionar mejor sus inventarios y reducir costos.

A medida que avanzaba la tecnología, el MRP evolucionó en la década de 1970 para incluir más funciones de back-office, como contabilidad y recursos humanos. Durante estos años, empresas como SAP y Baan comenzaron a desarrollar sistemas modulares capaces de unificar datos en una base de datos centralizada, lo que marcó la diferencia entre MRP y ERP.

Fue en los años 90 cuando el término “Enterprise Resource Planning” o ERP fue acuñado por la firma de investigación Gartner, definiendo esta categoría de software como una solución integral para la planificación de recursos empresariales. 

Con la llegada del siglo XXI, el ERP en la nube revolucionó el sector. Esta novedad permitió a las empresas acceder a sus sistemas desde cualquier ubicación y facilitar una integración fluida con clientes y proveedores. 

Caso de éxito en la implementación de un ERP: Hormel Foods

Hormel Foods, propietaria de más de 50 marcas icónicas como SPAM y Skippy Peanut Butter, enfrentaba el reto de gestionar múltiples sistemas de TI inconexos tras diversas adquisiciones. La empresa decidió implementar Oracle Cloud ERP con la ayuda de KPMG para unificar sus procesos.

La integración permitió a Hormel mejorar la visibilidad de su negocio, centralizar la gestión financiera y optimizar su cadena de suministro. Ahora, todas sus marcas generan informes financieros bajo un mismo sistema, facilitando la toma de decisiones estratégicas. Además, al consolidar sus compras en una única plataforma, identificaron oportunidades para reducir costos y mejorar la eficiencia operativa.

Tendencias de ERP para 2025

Pero, hoy, los sistemas ERP continúan evolucionando. Para los próximos años, los actores de la industria estarán incorporando estas tendencias:

• Adopción del ERP en la nube: Se espera que el mercado global de ERP en la nube crezca de 64.700 millones de dólares en 2022 a 130 mil millones de dólares en 2027. 

• Hiperautomatización: SAP proyecta que la hiperautomatización mediante IA, machine learning y RPA permitirá a las empresas reducir sus costos hasta en un 30% en los próximos tres años. 

• Integración con IA e IoT: Los datos de IoT permiten a las empresas realizar un seguimiento preciso de activos e inventarios, mientras que la IA optimiza la toma de decisiones en tiempo real, mejorando la precisión en un 42%, según SAP.

• ERP móvil y experiencias multicanal: El ERP móvil ha evolucionado hacia experiencias que permiten a los usuarios trabajar desde múltiples dispositivos de manera continua.

• ERP de dos niveles: Esta estrategia, que combina un ERP centralizado para la empresa matriz y uno más flexible para filiales, se está expandiendo en grandes corporaciones. 

Un sistema ERP es una herramienta esencial para la gestión empresarial, ya que permite centralizar procesos, mejorar la productividad y facilitar la toma de decisiones basada en datos. Sin embargo, su implementación requiere un análisis detallado según las necesidades de cada organización.

Si estás considerando adoptar un ERP, es fundamental evaluar las opciones disponibles y elegir una solución adaptada a las necesidades específicas de tu empresa. Solicita asesoría con expertos para encontrar el sistema de planificación ideal para tu negocio.