Software de Recursos Humanos

¿Todavía no estás seguro de adquirir un Software de Recursos Humanos? Te contamos cómo y por qué implementar uno. 

Según un estudio de KPMG, solo el 14% de las empresas se han animado a apostar por un software de recursos humanos con inteligencia artificial. Sin embargo, el 80% de los encargados de este departamento reconoce que es un proceso necesario donde herramientas como la IA serán fundamentales. 

Pese a los desafíos que entraña la digitalización de un departamento, creemos que la elevación de los índices de productividad (cercanos al 30%) respaldan la implementación de un software de Recursos Humanos. Por eso, te contamos qué es, cómo funciona y cómo elegir el adecuado sin morir en el intento. 

¿Qué es un sistema de gestión de Recursos Humanos?

El software de Recursos Humanos también es conocido como HRIS, por las siglas en inglés para Sistemas de Información de Recursos Humanos.

Este programa ayuda al departamento de RR. HH. a gestionar los datos de los empleados, tales como nóminas, información personal, sueldos, o vacaciones. 

HRIS vs. HRMS vs. HCM vs. HXM

Existe una confusión en la categorización de los software de Recursos Humanos. Abordar esto a tiempo te asegurará elegir la herramienta adecuada:

1. Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS): Un HRIS se centra en la automatización de los procesos centrales de recursos humanos, como la administración de beneficios laborales, horarios y asistencia, y nómina. Es fundamental para la gestión y almacenamiento eficaz de datos del personal, ofreciendo dashboards intuitivos y controles de seguridad basados en roles.

2. Sistema de Gestión de Recursos Humanos (HRMS): Incluye todas las funcionalidades de un HRIS y añade capacidades avanzadas para la gestión del talento y la capacitación. Un HRMS integra tecnologías inteligentes y analíticas para aportar un componente estratégico a la gestión de recursos humanos.

3. Gestión del Capital Humano (HCM): Representa tanto una estrategia de negocio como una categoría de software, incluyendo las herramientas de un HRMS y HRIS. Un sistema HCM se enfoca en una gestión más integrada y estratégica del capital humano.

4. Gestión de la Experiencia Humana (HXM): Es la evolución de la HCM, con un enfoque particular en la experiencia del empleado. HXM se centra en satisfacer las expectativas y necesidades de todos los individuos dentro de la organización, desde candidatos hasta líderes, priorizando el compromiso y la productividad.

Tipos de software de gestión de recursos humanos

Ahora bien, los software para gestión de capital humano son herramientas generales que pueden incluir otro tipo de sistemas. 

Te explicamos:

1. Software central de recursos humanos: Este tipo de sistema de Recursos Humanos actúa como el núcleo para la gestión de información de los empleados, incluyendo nómina y beneficios. Permite la centralización de datos críticos, lo que facilita un acceso y una gestión eficientes.

2. Software de gestión de talentos: Incluye herramientas para evaluación de desempeño, gestión del talento, programas de formación, y control horario. Estas aplicaciones ayudan a las organizaciones a desarrollar y retener a los empleados, además de optimizar la planificación de la fuerza laboral.

3. Plataformas de adquisición de talento: Engloban sistemas como el Sistema de Seguimiento de Candidatos (ATS) y software de incorporación, que automatizan el proceso de reclutamiento.

4. Software de administración de beneficios: Proporciona a los empleados un portal para acceder y gestionar sus beneficios.

5. Software de gestión profesional y de carrera: Ofrece herramientas para que los empleados gestionen su desarrollo y carrera profesional dentro de la empresa.

6. Herramientas de gestión de la fuerza laboral: Estas aplicaciones para recursos humanos ayudan a administrar horarios, ausencias y compensación de tiempo extra. Se integran con sistemas de control de acceso y asistencia.

7. Software de bienestar corporativo: Este tipo de sistemas de recursos huamnos, administra programas de bienestar que pueden incluir desde actividades físicas hasta apoyo psicológico.

8. Software de reconocimiento de empleados: Facilita la implementación de programas de reconocimiento y recompensas, clave para mejorar el compromiso y la satisfacción del empleado. Este tipo de aplicaciones a menudo se integra con software de participación de los empleados.

9. Software de seguimiento del tiempo: Crítico para la gestión precisa del tiempo laboral, este tipo de software ayuda tanto en el seguimiento automático como manual de las horas trabajadas.

¿Por qué debería implementar un software de para gestión de capital humano?

Las operaciones realizadas por un equipo de RRHH pueden ser sencillas de llevar a cabo en pequeñas empresas. Sobre todo si estas tienen pocos empleados. Sin embargo, si hablamos de una empresa de mayor volumen, las tareas de RRHH pueden hacer colapsar el departamento. 

Apenas podrán llegar a completar las tareas más básicas y, si lo logran, con poco margen de efectividad. 

1 | Le aporta productividad a tu equipo y procesos

Gestionar el siempre inmenso volumen de datos relacionados con un empleado siempre requiere mucho trabajo. Y también concentración. Lo que la hace una tarea proclive a errores. Con el software para gestión de capital humano podrán digitalizar la información de cada empleado, y gestionarla desde la misma plataforma. 

Además, podrán acceder a la información de la nómina y realizar los cambios que necesiten con información permanentemente actualizada. 

2 | Pueden acceder rápidamente a la información

La base de datos centralizada en la nube es, sin lugar a dudas, la joya de la corona de los software de recursos humanos. Esta permite cargar de forma ilimitada toda la información referente a la gestión de personal, como vacaciones y ausencias, evaluación de desempeño, control horario, licencias médicas, y nóminas. 

Este programa de gestión del capital humano, además, trabaja el concepto de la transparencia y efectividad en la comunicación interna. Ya que permite que cada trabajador puede acceder a los datos que la empresa tiene sobre él desde cualquier lugar y dispositivo. 

3 | Te ayuda a cumplir con la normativa de seguridad de los datos

Cuando hablamos de un software de recursos humanos, no podemos olvidarnos que estamos hablando de los datos de los empleados. Por lo que debemos mantener a la vanguardia nuestros sistemas de seguridad y privacidad de datos en caso de incidencias. Ya sea por factores externos o internos. 

Los software para recursos humanos cuentan con estrictas políticas de seguridad de datos. Asegurando no solo los controles de acceso, sino también los permisos de descarga y visualización de documentación crítica.

Si vamos un poco más lejos, y posees un sistema de RR.HH. para empresas con almacenamiento en la nube, te aseguras en un solo paso que estas cumplan con las leyes regionales y globales que regulan estos aspectos. 

Software para gestión de capital humano: Caracteristicas y módulos

Entonces, el software para gestión de capital humano es necesario y útil. Pero si no buscamos el adecuado, pueden existir varios problemas en su implementación. 

Para evitar revisa que tu sistema de Recursos Humanos tenga los siguientes módulos:

Gestión de Personal (Core HR)

1. Información del empleado: Centraliza todos los datos de los empleados, incluyendo información personal, detalles de empleo, registros históricos y documentación.
2. Control de asistencia y horarios: Permite realizar un seguimiento de las horas trabajadas, ausencias, vacaciones y permisos.
3. Administración de nóminas: Automatiza el cálculo de la nómina, deducciones, impuestos y transferencias bancarias.

Reclutamiento y Adquisición de Talento (Talent Acquisition)

• Gestión de candidatos (ATS): Sistema de seguimiento de candidatos para gestionar el proceso de reclutamiento, desde la publicación de ofertas de trabajo hasta la contratación.
• Onboarding: Facilita la integración de nuevos empleados mediante la automatización de los procesos administrativos y de formación inicial.

Gestión del Desempeño (Performance Management)

• Evaluaciones: Esta característica de un sistema de Recursos Humanos permite programar y realizar evaluaciones de desempeño, seguimiento de objetivos y revisión de competencias.
• Feedback 360 grados: Recopila retroalimentación de múltiples fuentes para una evaluación más completa del desempeño de los empleados.

Desarrollo y Capacitación (Learning Management)

• Programas de formación: Gestiona y rastrea los programas de capacitación, asignaciones de cursos y progreso educativo de los empleados.
• Desarrollo de habilidades: Herramientas para identificar y fomentar el desarrollo de habilidades necesarias para el crecimiento profesional de los empleados.

Beneficios y Compensaciones

• Gestión de beneficios: Administra y rastrea los beneficios del empleado, como seguros de salud, planes de pensiones y otros incentivos.
• Compensación variable: Soporta la configuración y administración de bonos, comisiones y otros tipos de compensación variable.

Gestión del Bienestar

• Programas de bienestar: Esta función del software de Recursos Humanos promueve y administra iniciativas de salud y bienestar para mejorar la calidad de vida de los empleados.
• Encuestas de satisfacción: Herramientas para medir y analizar la satisfacción y el compromiso de los empleados en la empresa.

Analítica y Reportes

• Dashboards personalizables: Ofrece vistas generales y detalladas del desempeño organizacional y recursos humanos.
• Reportes en tiempo real: Genera informes para ayudar en la toma de decisiones estratégicas basadas en datos actualizados y precisos.

Gestión de la Relación con Empleados (Employee Relations)

• Comunicación interna: Facilita la comunicación entre departamentos y equipos con herramientas como mensajería interna y foros.
• Gestión de conflictos: Proporciona mecanismos para manejar y resolver conflictos internos de manera efectiva.

¿Cómo elegir un software de Recursos Humanos?

Ahora ya sabes por qué es primordial que corras a adquirir un software de recursos humanos, y por qué tus encargados de área te lo agradecerán eternamente.

Sin embargo, aún estamos a mitad del camino. La elección del software correcto es una gran parte del éxito de esta implementación. Veamos algunos puntos que deberás tener en cuenta:

1 | Elegí el tipo de sistema de Recursos Humanos adecuado para tu empresa

Cuando repasamos los distintos módulos de una aplicación de Recursos Humanos, pudiste notar que existían distintas categorías marcadas. Ahora bien, existen productos que suelen hacer hincapié en una función más que en otra. 

Por ello, antes de elegir el programa deberás realizar una auditoría interna de los procesos relacionados con la gestión de los recursos humanos. Esto te permitirá conocer cuál es el área que más soporte necesita o qué funciones específicas necesitan los encargados de este departamento. 

2 | ¿Tu programa de recursos humanos ofrece analítica de datos?

Estamos en la era de los datos, y si tu software de recursos humanos no ofrece esta opción es un mal inicio.

Si cuentas con esta función podrás ejecutar procesos de reclutamiento mucho más efectivos y basados en datos históricos, que reducirán la tasa de error. 

También te permitirá visualizar de firma integral la situación de la calidad del talento interno en la empresa. Lo que te ayudará elaborar una propuesta de reclutamiento y capacitación mucho más adecuada a la situación de tu empresa. 

3 | ¿Piensas escalar tu empresa?

Si quieres llevar a tu empresa al siguiente nivel, es primordial que tu programa de recursos humanos pueda seguirte el paso en la contratación y gestión de la gran ola de personal que llegará a tus oficinas.

Asegúrate que este admita planes para una mayor cantidad de usuarios. 

4 | ¿De qué forma trabajan tus empleados? ¿Presencial, híbrido o remoto?

La elección de tu software para recursos humanos también dependerá del formato de trabajo de tus empleados. Esta decisión te obligará a inclinarte, por ejemplo, en soluciones que ofrezcan integraciones sólidas con herramientas biométricas para formatos presenciales. 

5 | ¿El proveedor trabaja periódicamente en las actualizaciones?

El indicador de salud y estabilidad de un programa de recursos humanos es, en todos los casos, el comportamiento del proveedor.

¿Cuántas veces actualiza su producto? Recuerda que las actualizaciones son mejoras o correcciones de seguridad que facilitarán tu vida y navegación por el software. 

Además de un claro indicativo de que el servicio de atención al cliente presta atención a tus quejas y sugerencias. 

6 | ¿Has analizado tu presupuesto? ¿Cuánto cuesta un software de Recursos Humanos?

Los precios de un software de Recursos Humanos varían desde planes gratuitos  hasta 15€ / mes, con funciones más avanzadas y personalizadas.